Il budget economico e finanziario per lo Studio odontoiatrico

Il budget è uno strumento tipico del mondo economico-aziendale che viene solitamente redatto tra la fine di un anno e l’inizio di quello successivo. Se, per certe realtà economiche, fa parte ormai di un processo naturale di gestione, per il mondo odontoiatrico e per le professioni in genere, rappresenta ancora un’eccezione quando probabilmente dovrebbe essere una regola.

Sebbene le previsioni non siano certo esenti da clamorose smentite, non si può mettere in discussione l’utilità e la necessarietà di un budget economico-finanziario per la salute (preventiva) di qualsiasi attività economica.

Occorre innanzitutto fare un po’ di chiarezza terminologica: il budget rappresenta la previsione per l’anno successivo (12 mesi di previsione).

Gli strumenti analizzano:

• gli aspetti economici (budget economico) collegati a ricavi e costi di competenza (che quindi non considerano la componente del pagamento, dell’incasso e della liquidità);
• gli aspetti finanziari (budget finanziario) collegati a entrate e spese (e quindi non considerano componenti valutative come gli ammortamenti e gli accantonamenti, quali il TFR dei dipendenti, o le svalutazioni). 

Solitamente si parte dal budget economico, in quanto più semplice da determinare nella maggior parte dei casi, anche grazie all’ausilio della contabilità.

Il procedimento metodologico, infatti, è il seguente:

1. analisi dei dati storici (ad esempio, fatturato dell’anno precedente e costi dell’anno precedente);
2. analisi delle variabili soggette a cambiamento, ad esempio per l’assunzione di un dipendente in più (aumento di costi), oppure per l’aumento dell’orario di apertura dello Studio (probabile aumento di ricavi), o ancora per l’acquisto di un ulteriore macchinario che digitalizza processi precedentemente fisici.
3. redazione del budget partendo dai dati storici rivisti e corretti in virtù delle considerazioni di cui al punto 2);
4. analisi del budget in corso d’anno confrontandolo con i dati consuntivi per sviluppare un’abilità nel determinare le previsioni (oltre che per analizzare gli scostamenti tra le previsioni e i dati effettivamente ottenuti).

Questo procedimento, in particolare il confronto tra i dati consuntivi e i dati preventivi, risulta abbastanza agevole attraverso la contabilità per il budget economico, mentre risulta più faticoso per il budget finanziario che deve monitorare tutte le variabili di liquidità (informazioni che non sono contemplate dalla contabilità ma che dovrebbero essere rilevate attraverso il conto corrente o i conti correnti aziendali).

A complicare un pochino le cose può intervenire anche la forma con cui si esercita l’attività odontoiatrica; infatti, i professionisti individuali o di Studi associati registrano la contabilità con il criterio di cassa (più consono a un budget finanziario), mentre le società (di capitali e anche tra professionisti) registrano la contabilità secondo il criterio di competenza, più consono ad un budget economico.

• La vera utilità di questo processo di budgeting e analisi degli scostamenti è proprio rappresentato dalle considerazioni che si possono trarre nelle differenze tra le previsioni e la realtà, che consentono: 
  • di affinare meglio le previsioni per i periodi futuri;
  • di analizzare le cause che hanno portato a risultati migliori o peggiori delle aspettative.

Vista però la complessità dell’argomento, salvo una prima formazione di base, è opportuno farsi assistere da consulenti, compreso il proprio Commercialista, purché dotati di competenze ed esperienza in ambito gestionale.

Il controllo di gestione è certamente una materia complessa a cui l’odontoiatra deve dedicare risorse sia in termini di tempo, sia in termini di personale interno o consulenti dedicati, almeno, ad un controllo di primo livello.

Considerazioni finali

Realizzare un budget finanziario potrà sembrare, le prime volte, un compito particolarmente arduo ma, considerando che identifica di fatto tutti gli accrediti sul conto corrente rispetto a tutti gli addebiti sul conto, effettuato uno sforzo la prima volta, per gli anni successivi sarà sicuramente più semplice e comporterà molto meno tempo.

In ogni caso un budget finanziario ed economico, non possono che aiutare anche chi è in condizioni di ottima salute dal punto di vista economico.

I budget diventano ancora più fondamentali per chi si trova in situazioni di difficoltà o di staticità e ha la percezione (più o meno legittima) di non avere il controllo del proprio Studio.

Il budget, in estrema sintesi, è utile almeno per:

1. programmare nuovi investimenti in beni strumentali o in ampliamenti/trasferimenti dello Studio;
2. evidenziare tempestivamente problemi di marginalità dell’attività;
3. valutare l’ampliamento o la riduzione del personale dipendente;
4. valutare l’aumento del tariffario ai pazienti e i suoi impatti sull’attività;
5. programmare il ricorso a forme di finanziamento o il loro rimborso;
6. programmare il proprio tenore di vita per il professionista/imprenditore.

Condurre uno Studio oggi è più difficile di un tempo e la soluzione è una sola: aumentare gli strumenti che danno informazioni sull’andamento dello Studio e investire nell’incremento di competenze cliniche ed extra-cliniche, senza dimenticare la gestione del personale. Sicuramente controllare meglio e di più aiuta a poter prendere decisioni migliori, in anticipo e con lucidità.

Prof. a c. Dott. Alessandro Terzuolo
Dott. Umberto Terzuolo
Prof. a c. Dott. Paolo Rosano